Addetto/a Amministrativo/a di struttura

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Descrizione

IL RUOLO
Per l’apertura di The First Cortina siamo alla ricerca di una figura amministrativa da inserire direttamente presso la struttura.
La risorsa rappresenterà il punto di raccordo operativo tra hotel, ristorazione e amministrazione centrale, assicurando la corretta raccolta, verifica e trasmissione dei dati e della documentazione amministrativa prodotti quotidianamente dalla struttura.
Il ruolo sarà particolarmente orientato alla gestione dei flussi operativi relativi a casse, POS, incassi, PMS, fornitori e documentazione amministrativa, lavorando a stretto contatto con Front Office, Purchasing, F&B e team amministrativo di Roma.
LA TUA ATTIVITÀ
- Raccolta e controllo della documentazione amministrativa prodotta quotidianamente dalla struttura;
- supporto amministrativo al Front Office e agli altri dipartimenti operativi;
- verifica delle chiusure giornaliere di casse e POS;
- controllo della corretta raccolta dei dati relativi agli incassi;
- verifica preliminare della coerenza dei flussi provenienti dai diversi sistemi gestionali, con particolare riferimento a Opera, Simphony, sistemi POS e NetSuite;
- estrazione, predisposizione e controllo della reportistica periodica proveniente da Opera e Simphony, verificandone la coerenza con gli altri flussi della struttura;
- controllo dei flussi relativi a caparre, anticipi e incassi clienti, con verifica della corretta rappresentazione nei sistemi e nella relativa reportistica;
- supporto operativo alla gestione della fatturazione attiva;
- supporto al team amministrativo di Roma nelle riconciliazioni tra gestionali, POS, provider e accrediti bancari, fornendo la documentazione e le informazioni necessarie all’analisi delle differenze;
- individuazione e tempestiva segnalazione di anomalie, flussi mancanti o dati non correttamente recepiti;
- raccolta e trasmissione all’amministrazione centrale della documentazione relativa al ciclo passivo, in raccordo con Purchasing ed Economato per le attività di rispettiva competenza;
- collaborazione con il Purchasing Manager nella verifica della documentazione relativa agli acquisti;
- supporto nell’identificazione del corretto reparto/centro di costo sulla base della natura operativa della spesa, ai fini della successiva contabilizzazione da parte dell’amministrazione centrale;
- raccordo con l’Economato per la trasmissione dei dati e della documentazione relativi a magazzino e inventari;
- predisposizione e trasmissione all’amministrazione centrale della documentazione necessaria alle chiusure periodiche;
- collaborazione quotidiana con amministrazione centrale, responsabili operativi, Purchasing ed Economato.